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Grundsätzlich gilt, dass jeder Mail-Provider eigene Methoden zur Erkennung von Spam anwendet. Eine verbindliche Aussage, warum ein Mailserver eine eingehende E-Mail als Spam klassifiziert, kann deshalb nur der Provider des empfangenden Mailservers treffen. Dennoch gibt es einige Aspekte, die Sie als Absender:in einer E-Mail berücksichtigen können, um die Zustellung zu verbessern.
Mit einem SPF-Eintrag wird ein Mailserver (in diesem Fall z.B. unser smtp.variomedia.de) legitimiert, für eine bestimmte Domain E-Mails zu verschicken. Manche empfangende Mailprovider bewerten es negativ, wenn es keinen SPF-Eintrag gibt. Noch problematischer ist es, wenn es einen SPF-Eintrag gibt, dieser aber fehlerhaft ist. Im FAQ-Artikel "Wie lautet der SPF-Eintrag für die Variomedia-Mailserver?" ist genau beschrieben, wie Sie einen SPF-Eintrag setzen müssen und was es dabei zu beachten gilt.
Falls das Anlegen eines SPF-Eintrags zu keiner Verbesserung führt, können Sie zusätzlich DMARC probieren. Legen Sie dazu im Kundenmenü im DNS-Bereich einen DNS-Eintrag vom Typ TXT an, als Subdomain-Namen wählen Sie _dmarc und als Datenwert v=DMARC1; p=quarantine;.
Manche empfangende Mail-Provider nutzen automatisierte Blacklists, um E-Mails von bestimmten Servern abzulehnen - unabhängig vom Inhalt der E-Mails. Wir halten dieses Verfahren für unbrauchbar zur Abwehr von Spam, können aber nichts dagegen tun, dass manche Provider es einsetzen. Obwohl wir auch bei ausgehenden E-Mails einen Spamfilter einsetzen, kommt es immer einmal wieder vor, dass unsere SMTP-Server auf mehr oder weniger seriösen Blacklists geführt werden. Dies ist meist nur ein kurzfristiges Problem. Wenn es jedoch auftritt, können Sie in Ihrem E-Mail-Programm den alternativen SMTP-Server smtp2.variomedia.de anstelle von smtp.variomedia.de verwenden. Sollte ein Blacklist-Eintrag für die Fehlklassifizierung verantwortlich sein, wäre das Problem damit behoben.
Mit dem Blacklist-Check von mxtoolbox.com können Sie prüfen, ob ein bestimmter Server auf einer Blacklist geführt wird. Ein echter Spam-Server wird in der Regel auf Dutzenden Blacklists geführt. Taucht ein Server hingegen nur auf einer oder auf wenigen Blacklists auf, handelt es sich eher um einen Fehler. Blacklists, bei denen häufiger Fehler auftreten, sollten auf keinen Fall verwendet werden - darum muss sich allerdings der empfangende Mail-Provider kümmern.
Viele Spamfilter bewerten eine hohe Anzahl von Links in einer E-Mail als negativ; auch lange Disclaimer-Texte ("Diese E-Mail ist nur für den Empfänger bestimmt ...") sind oft unnötig und können eine Spam-Einstufung verursachen.
Wird eine E-Mail gleichzeitig an mehrere Empfänger:innen verschickt (egal ob im "An", "CC" oder "BCC"-Feld), gibt es empfangende Mailserver, die solche E-Mails zur Vermeidung von Spam ablehnen. Es ist kein Problem, eine E-Mail an eine Handvoll E-Mail-Adressen zu schicken; E-Mails mit 20 oder 30 Empfänger:innen führen bei manchen Providern aber schon zu Problemen. Sofern es sich um Newsletter oder regelmäßige E-Mails an größere Gruppen handelt, sollten Sie eine spezielle Software für den Versand verwenden. Entsprechende Programme versenden die E-Mails einzeln, was einerseits eine persönliche Anrede ermöglicht und andererseits das Problem der vielen Empfänger:innen in einer E-Mail löst.
Manche Provider sind sehr restriktiv bei der Einhaltung von Richtlinien zum Format von E-Mails. So führt zum Beispiel ein ungültiger oder fehlender Datums-Header in einer E-Mail zur Ablehnung der E-Mail bei allen Mail-Diensten der United Internet Gruppe (GMX, web.de, 1&1 etc.). Wenn Sie E-Mails mit einem üblichen E-Mail-Client wie Outlook, Thunderbird oder unserem Webmail verschicken, sollten keine ungültigen Header erzeugt werden; durch bestimmte Plugins kann dies aber dennoch passieren. Oft fehlerhaft sind zudem selbst entwickelte PHP-Skripte, mit denen über einen Webserver E-Mails verschickt werden.
Falls Ihre E-Mails von anderen Anbietern als Spam klassifiziert werden, kann dies auch an einer schlechten Reputation der Domain Ihrer Absenderadresse oder einer anderen Domain in Ihren E-Mails liegen. Sie können die Reputation Ihrer Domains bei folgenden Anbietern überprüfen:
https://talosintelligence.com/reputation_center/
https://www.barracudacentral.org/lookups/lookup-reputation
https://postmaster.google.com (Google-Konto und Authentifizierung per DNS TXT-Eintrag erforderlich)
Die Spamfilter vieler E-Mail-Anbieter verbessern Ihre Erkennungsleistung, indem sie die Interaktionen der Nutzer:innen verfolgen. Es ist daher wichtig, dass eine E-Mail, die bei Empfänger:innen fälschlicherweise als Spam klassifiziert wurde, von diesen als "False Positive" bei dem entsprechenden Mailhoster gemeldet wird. Manchmal reicht es dazu, die betreffene E-Mail aus dem Junk-Ordner in den Posteingang zu verschieben. Bei vielen Hostern gibt es auch einen Button wie "Kein Spam" im Webmail. E-Mail-Empfänger:innen sollten diese Funktion unbedingt nutzen, wenn eine falsch klassifizierte E-Mail eingegangen ist.