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Revisionssichere E-Mail-Archivierung nach GoB

Seit 2017 sind alle Unternehmen in Deutschland gesetzlich verpflichtet, alle handels- und steuerrechtlich relevanten E-Mails rechtssicher zu archivieren. Bei Betriebsprüfungen wird dies regelmäßig kontrolliert.

Mit unserer Lösung erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Vorgaben, sondern profitieren auch beim täglichen Umgang mit E-Mails von einer extrem schnellen Volltextsuche im Archiv und sparen damit viel Zeit und Nerven.

  • Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails


    Alle ein- und ausgehenden E-Mails eines Postfachs werden revisionssicher archiviert - egal, wie sie verschickt, abgerufen oder versendet werden. Dies funktioniert auch mit CMS, Shops oder Warenwirtschaftssystemen, die selbst keine Kopien der E-Mails erstellen.
  • Indizierung aller E-Mails inklusive der Anhänge im Volltext


    E-Mails und Anhänge der E-Mails in hunderten Dateiformaten werden im Volltext indiziert und sind über eine einfache Suche auffindbar.
  • Hosting der Archive auf Servern in Deutschland


    Die E-Mail-Archive werden auf unseren eigenen Servern in Deutschland (Berlin) gehostet; es gelten die deutschen Datenschutzbestimmungen.
  • GoB-konforme, revisionssichere Archivierung


    Unsere Lösung erfüllt alle Rechtsanforderungen an eine GoB-konforme, revisionssichere E-Mail-Archivierung.
  • Backups und Updates durch Variomedia


    Wir kümmern uns um die Sicherheit der Daten, führen Backups durch und aktualisieren die Archivierungssoftware.
  • Nur 3,- Euro pro Monat pro Postfach


    Im Preis enthalten sind 5 GB Speicherplatz für das Archiv. Je weitere 2 GB tatsächlich genutztem Archiv-Speicherplatz berechnen wir mit 1,- Euro monatlich.

Rechtsgrundlagen


Der Gesetzgeber benennt Anforderungen an eine Archivierung geschäftlicher Kommunikation, dazu zählt Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 238 I 2 HGB), sowie die Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung:

  • Vollständigkeit (vollständige Übergabe an das Archivsystem) (§ 239 II HGB)
  • Richtigkeit (Übereinstimmung mit dem Original, keine Manipulationen am Dokumenteninhalt) (§ 239 II HGB)
  • Zeitgerechtheit (zeitnahe Erfassung) (§239 II HGB)
  • Ordnung (ausreichende Indexstrukturen) (§239 II HGB)
  • Unveränderbarkeit (Revisionssicherheit) (§ 239 III HGB)
  • Nachvollziehbarkeit (Protokollierungsfunktionen, Verfahrensdokumentation) (§ 238 I 2 HGB)
  • keine Einschränkung der maschinellen Auswertbarkeit

Vorteile unserer E-Mail-Archivierung


Unsere Archivierungslösung erfüllt alle genannten Anforderungen. Gegenüber anderen Archivierungslösungen bieten wir folgende Vorteile:

  • Die Archivierung erfolgt voll automatisch. Sie müssen nichts installieren und keine Einstellungen an Ihren E-Mail-Programmen vornehmen.
  • Es spielt keine Rolle, wie eine E-Mail abgerufen oder gesendet wurde, ob über ein Smartphone, einen PC oder ein Warenwirtschaftssystem: Sobald eine E-Mail ein- oder ausgeht, wird sie archiviert.
  • Wir kümmern uns um Sicherheitsupdates und Backups des E-Mail-Archivs. Sie können sich darauf verlassen, dass Ihr E-Mail-Archiv sicher ist und bei einer Steuerprüfung zur Verfügung steht.
  • Alle E-Mails werden inklusive der Anhänge im Volltext indiziert. Im Gegensatz zu den meisten E-Mail-Programmen können Sie also nicht nur nach Betreff oder Absendern im Archiv suchen, sondern auch nach dem Inhalt eines Anhangs.
  • Die komfortable Volltextsuche über das Mailarchiv-Interface geht weit über die gesetzlichen Vorgaben hinaus und ist auch bei der alltäglichen Suche nach E-Mails überaus hilfreich.

Kosten der E-Mail-Archivierung


Jedes E-Mail-Archiv enthält 5 GB Speicherplatz für E-Mails und Anhänge. Zusätzlicher Speicherplatz wird mit 1,- Euro pro 2 GB pro Monat abgerechnet, wenn dieser tatsächlich genutzt wird.

  • Preis: 3,- Euro pro Monat pro Postfach (inkl. MwSt.)
  • Preis ab 10 Postfächern: auf Anfrage
  • Zusätzlicher Speicherplatz nach tatsächlicher Nutzung: 1,- Euro pro 2 GB pro Monat

Aktivierung


Bitte wenden Sie sich an unsere Kundenbetreuung, um die E-Mail-Archivierung für ein Postfach aktivieren zu lassen. Es ist auch möglich, ein bestehendes Postfach einmalig in das Archiv zu importieren.