Fragen und Antworten

Wie kann ich meine Domain für Microsoft 365 und Variomedia gleichzeitig nutzen?

Wenn Sie Ihre Domain für den E-Mail-Verkehr vollständig mit Microsoft 365 nutzen möchten, folgen Sie bitte unserem FAQ-Artikel "Wie verbinde ich meine Domain mit Microsoft 365?".

Dieser Artikel bezieht sich auf die Frage, wie sich eine Domain gleichzeitig für Postfächer bei Variomedia und Postfächer von Microsoft 365 nutzen lässt. Es geht darum, einzelne Postfächer bei Microsoft zu nutzen und andere Postfächer bei uns. Dafür ist eine spezielle Einrichtung nötig.

Voraussetzungen und Hinweise

• Die Nutzung einer eigenen Domain ist nicht (mehr) für Nutzer:innen von Microsoft 365 Family, sondern nur noch mit den Microsoft 365-Business-Tarifen möglich. Ohne einen solchen Tarif bei Microsoft können Sie Ihre Domain bei uns nicht mit dem Dienst verknüpfen.
• Wir empfehlen vorab die Aktivierung des Migrationsmodus für Ihre Domain im DNS-Bereich in unserem Kundenmenü. Der Migrationsmodus sorgt dafür, dass die notwendigen Änderungen an den DNS-Einträgen schneller wirksam werden und ggf. auch Fehler schneller korrigiert werden können. Die Aktivierung des Migrationsmodus muss mindestens eine Stunde vor den nachfolgenden Änderungen erfolgen. Deaktivieren Sie den Migrationsmodus erst wieder, wenn alle Einstellungen funktionieren und der E-Mail-Verkehr mehrere Tage lang wie gewünscht nutzbar ist.
• Während der Durchführung der Änderungen können theoretisch neu ankommende E-Mails verloren gehen. Sie sollten die Änderung also gut vorbereiten und zu einer geeigneten Tageszeit durchführen.

Vorgehensweise

1. Bitte legen Sie Ihren Microsoft 365-Account zunächst ohne eine eigene Domain an. Sie erhalten dann eine E-Mail-Adresse im Stil von name@firma.onmicrosoft.com.
2. Loggen Sie sich bei uns im Kundenmenü ein, klicken Sie auf Ihre Domain und dann auf E-Mail-Adressen. Legen Sie nun die E-Mail-Adresse, die Sie bei Microsoft nutzen möchten, als Weiterleitung an oder bearbeiten Sie ein bestehendendes Postfach entsprechend. Das Ziel der Weiterleitung ist Ihre "onmicrosoft.com"-E-Mail-Adresse.
3. Wechseln Sie nun wieder in den Microsoft-Administrationsbereich und wählen Sie dort die Funktion zum Verbinden des Postfachs mit Ihrer eigenen Domain aus. Führen Sie den gesamten Prozess wie dort beschrieben durch; bei Bedarf finden Sie auch zusätzliche Hinweise dazu in unserem FAQ-Artikel "Wie kann ich meine Domain mit Microsoft 365 verbinden?".
4. Nach dem Verbinden der Domain mit Microsoft 365 haben Sie dort jeweils zwei E-Mail-Adressen, die eigentlich gewünschte E-Mail-Adresse mit Ihrer Domain und die E-Mail-Adresse im Stil von name@firma.onmicrosoft.com, die als Alias eingerichtet ist. Nutzen Sie künftig für den Login nur noch die richtige E-Mail-Adresse, lassen Sie die Alias-Adresse aber als aktiv eingestellt.
5. Nun müssen Sie den in Schritt 3 angelegten MX- und SPF-Eintrag wieder löschen und einen Reset der DNS-Einträge bei uns durchführen, damit die Standard-Einträge zum Empfang von E-Mails wiederhergestellt werden. Der TXT-Eintrag zur Domainvalidierung ("MS=ms12345678") kann bestehen bleiben.
6. Löschen Sie den bestehenden SPF-Eintrag und legen Sie folgenden Eintrag neu an:
   
   Subdomain: bleibt leer
   TTL: bleibt leer
   Typ: TXT
   Daten: v=spf1 include:spf.protection.outlook.com include:spf.variomedia.de -all
   
   Dieser Eintrag legitimiert sowohl unsere, als auch die Server von Microsoft für den Versand von E-Mails mit Ihrer Domain.

Es sollte mit dem aktivierten Migrationsmodus nur 5 Minuten dauern, bis die Änderungen überall im Internet wirksam werden.

Ergebnis

Unsere Mailserver sind nun (wieder) für Ihre Domain verantwortlich und nehmen alle eingehenden E-Mails an. E-Mails an das bei Microsoft konfigurierte Postfach werden dort an die onmicrosoft.com-Adresse weitergeleitet und in Ihrem Postfach zugestellt. Wenn Sie auf diese E-Mails von Ihrem Microsoft-Konto aus antworten, steht dort als Absender Ihre reguläre E-Mail-Adresse mit Ihrer Domain; nach außen taucht die onmicrosoft.com-E-Mail-Adresse also nicht auf.

Alternativen

Es kann legitime Gründe geben, einzelne Postfächer lieber bei Microsoft als bei uns zu nutzen. Es gibt aber auch viele gute Gründe, die dafür sprechen, ausschließlich Postfächer von Variomedia zu nutzen:

• Wir betreiben unsere Mailserver selbst und hosten Ihre E-Mails und sonstige Daten ausschließlich in einem Rechenzentrum in Deutschland.
• Wir setzen den leistungsfähigsten Spamfilter "eXpurgate" ein, der ebenfalls in Deutschland entwickelt und gewartet wird.
• Wir führen tägliche Backups durch und bewahren diese 1 Jahr lang auf (30 Tage lang täglich, 6 Monate wöchentlich, 5 Monate monatlich).
• Wir haben großzügige Limits für das Senden und Empfangen von E-Mails (Größe der E-Mails, Anzahl der E-Mails pro Tag).
• Wir bieten mit Open-Xchange kostenlos für alle Postfächer die Synchronisation von Kalendern und Kontakten. Mit OX Drive gibt es auch eine Alternative zu OneDrive.
• Wir bieten eine DSGVO-konforme E-Mail-Archivierung, wie sie seit 2017 für alle unternehmensrelevanten E-Mails vorgeschrieben ist.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob wir Ihre Anforderungen an ein E-Mail-Postfach erfüllen können, sprechen Sie uns an und wir beraten Sie gern.